随着国家对民生事业的重视和普通民众法律意识的增强。档案正日渐成为群众工作和生活中解决问题、处理难题所不可或缺的主要依据和重要帮手，越来越多的人走进档案馆。以巴彦淖尔市档案馆为例，2013年，市档案馆接待利用者607人次（较2012年增加60余人次）。2014年第一季度，市档案馆接待利用者达234人次，查档人数正逐年快速增长。同时，接入档案馆的档案门类和数量也在不断增多。这些新形势都对档案工作提出了更高的要求，迫切要求改进传统的档案管理方式，提高查档效率。新的《内蒙古自治区机关档案工作测评办法》中，档案信息化也占了重要的一部分，它成为档案管理水平高低的一个标志。为提高整体档案管理水平，2011年，巴彦淖尔市档案局开始大力开展档案数字化，档案数字化管理大大提高了档案管理水平和查阅效率。但同时，数字化管理中存在的问题也不断凸现出来，如何使传统的档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为我们档案工作者急需认真思考问题。
一、档案数字化管理未来的发展趋势
近年来，信息技术在档案管理中逐渐被应用，并呈现快速发展趋势，档案馆中纸质档案的数字化速度加快和电子文件大量产生，对档案管理工作产生了巨大的影响。以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，信息化已运用在归档、目录编制、统计、查阅、编研等诸多管理环节，如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，大幅度提高档案工作的效率和质量。同时，人们对档案查阅利用需求的不断增大及城市发展速度加快，让档案资源共享成为必然发展趋势。未来凭借安全可靠的网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全自治区性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，数据库中将包含传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息。从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们查阅档案信息将更加便捷，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过信息网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。
二、档案数字化管理现状及存在的问题
（一）基层档案数字化管理现状。馆藏档案数字化方面。目前，巴彦淖尔市档案馆录入档案目录110余万条，档案馆目录库已基本完成录入，实现数字检索。扫描档案原文5496卷、70855件，总计122余万页，占馆藏档案近20%，涉及婚姻、招工等多个门类。数字化管理平台的形式为以存储服务器、计算机、内部网络为基础设施，在内部建立计算机局域网络平台提供档案查阅。为保证档案数字化管理的安全性，只授权部分工作人员查阅数字档案。增量数字化方面。只于婚姻登记处、组织部等部分单位单位建立了纸质档案接收入馆，电子目录同步接收并导入档案查询系统的档案整理接收机制。原文数据库接收同步接收尚未开展。
（二）基层档案数字化管理发展中存在的主要问题
一是计算机专业人才不足。如巴彦淖尔市档案馆，专业学计算机专业的人非常少。同时，工作人员整体年龄偏大，平均年龄达45岁，缺乏计算机技术的系统培训和学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，影响了市档案馆数字化档案管理的发展速度和整体水平。
二是硬件设施相对落后。档案数字化管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。目前市档案馆的硬件设备还远远没有达到国家数字化档案馆标准要求，与本自治区发达地区的市级档案馆比，硬件和技术都相对落后。同时，由于经费不足，馆藏档案信息化速度也比较缓慢。
三是档案信息安全需要完善。在馆藏逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间存在。而由于数字化档案的安全保障措施还不完善，容易引发许多问题。例如电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
三、对进一步加强档案数字化管理的思考
一是要多方面争取领导重视，为档案数字化提供经费。经费保障方面。开展档案信息化需要很大的资金投入，必须要多方面争取领导重视，争取专项资金，保证信息化的开展。争取重视，就需要我们不断丰富档案资源，强化服务民生，把“死档案”变成“活档案”，主动作为，不断提高利用率，让档案在服务党委、政府中心工作、服务文化事业发展、服务社会民生上发挥了重要作用，用成绩说话。
二是要加强现有档案工作队伍建设。加强档案工作队伍建设是当前工作中重要任务，是确保档案事业在新形势下不断持续健康发展的重要条件和基础。要注重学习培训，建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍。首先，要努力提高档案人员的政治素质。组织干部学习政治理论知识，使广大档案人员具有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律。第二，要注重档案干部的岗位培训和继续教育。组织干部学习档案法律知识、档案专业理论知识和计算机技术等，不断提高档案人员的业务素质，适应时代发展。第三，通过考录等方式充实吸收年轻信息化管理专业人才，增强人才发展后劲和优势。二是完善工作人员考核机制。制定科学的考核细则，既考察干部的工作热情和工作能力，也考察工作实绩，奖优罚劣，树立榜样，充分调动档案人员的工作积极性。
三是在经费不足的情况下，合理把握馆藏档案数字化进度，逐步推进档案数字化管理。优先对国家重点档案抢救和保护的珍贵档案，通过复印、缩微、数字化处理等复制技术来保护档案原件，延长其使用寿命；本着涉及民生档案、国家重点抢救档案以及利用率较高档案优先数字化的原则，对当前利用者急需利用、损坏严重的纸质档案优先进行数字化，再逐步推进市、旗县区两级国家综合档案馆档案目录和全文数据库建设，提高国家综合档案馆档案信息化管理、利用水平，为未来档案数据共享打好基础。同时，要研究方法，对馆藏磁带、传统录像带等磁性载体声像档案进行数字转换，保证今后数据的可用性。
四是逐步推进增量档案数字化。结合国家档案局出台的《文件材料归档范围与保管期限》、《电子文件归档与管理规范》、《档案文件材料移交要求》等相关制度规定，和对市直单位摸底调研的情况，制定适合本地区的《档案文件材料移交管理规范》，规范各单位对我市各级档案馆的档案移交工作，让各单位档案文件归档和档案信息化与档案馆有统一标准，做好档案管理及信息化的对接，防止重复工作。保证档案电子目录（excel）和电子全文（word（文档电子稿）或TIFF（纸质档案扫描件））与纸质档案同步归档。
五是要正确处理档案传统管理与数字化管理的关系。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案所需存储空间比较大。电子档案节省了贮存空间，但由于受存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，在安全性、可靠性上缺乏保证。所以我们应该既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案，充分发挥各自的特点。
六是进一步建立完善档案安全管理制度，构筑人防、物防、技防相结合的档案安全体系，确保档案库房、档案实体、档案信息安全。同时，市档案馆和有条件的旗县区档案馆要对档案数据库进行异地备份，确保档案信息安全保管万无一失。
档案信息化工作任重而道远，需要我们档案人不断努力进取，创新思路、主动作为。不断推进档案数字化进程，逐步实现档案数字化管理，方便利用者，并保护档案实体安全，使档案工作服务群众的水平不断提升，让党的群众路线取得实效。
